Secretaria Acadêmica Virtual: da gestão de documentos à emissão do diploma digital

Secretaria Acadêmica Digital

Através das portarias 315, 330 e 554, o MEC alterou expressivamente a forma como a gestão de documentos deve ser feita em instituições de nível superior. Pensando nisso, neste artigo preparamos os principais tópicos para que sua universidade possa se adequar sem complicações.

As portarias citadas determinaram que os acervos documentais das instituições de ensino superior deveriam passar pelo processo de digitalização, preservação e guarda. Além disso, a portaria 554 definiu diretrizes para a emissão de diplomas digitais.

Neste artigo, você poderá conferir alguns dos principais tópicos sobre o assunto:

O que muda com as portarias 315, 330 e 554

A primeira delas, a saber a portaria 315, foi criada com o intuito de que todas as instituições de ensino superior, sejam elas públicas ou particulares, tenham um acervo digital de seus documentos. Naturalmente, ela também versa sobre como isso deve ser feito.

Já as portarias 330 e 554 dispõem sobre os procedimentos para emissão e registro de diplomas de ensino superior em todas as suas modalidades, seja graduação ou pós-graduação.

Para compreender de fato o que muda, precisamos entender o que essas leis compreendem como acervo acadêmico. Este é tomado como toda a documentação que é recebida ou produzida pelas instituições de ensino superior.

Assim, com essas portarias, todo o acervo acadêmico deve ser digitalizado e também passar pelos outros processos indicados, como veremos mais à frente.

Afinal, qual o prazo para adequação?

Este tópico tem provocado dúvidas em muitas pessoas. Porém, vamos explicá-lo. A portaria 315 foi publicada em 2018 e previa um prazo de 24 meses para a adequação das universidades.

No entanto, em 2020 esse prazo foi retificado e estendido para 48 meses. Dessa forma, o novo prazo se encerrou no dia 5 de abril de 2022.

Novos procedimentos

Agora vamos compreender um pouco mais sobre os procedimentos obrigatórios na formação dos acervos acadêmicos digitais.

Implantação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Para a adequação às novas exigências do MEC, Ministério da Educação e Cultura, as instituições de ensino superior precisarão implantar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Esse sistema é um software que, dentro das exigências, torna os processos de digitalização, acesso e certificação mais rápidos e seguros.

Outra das intenções do MEC, Ministério da Educação e Cultura, ao estabelecer essas portarias, é responsabilizar legalmente as instituições por diversos quesitos em relação à documentação.

Desde fraudes em diplomas até a perda de documentos passará a ser de inteira responsabilidade das instituições de ensino superior, caso elas não cumpram as novas exigências.

Emissão de diplomas digitais

Para garantir a autenticidade e validade dos diplomas digitais, a portaria 554 define como parâmetro de segurança o emprego do ICP-Brasil. Trata-se do certificado digital já utilizado para diversas finalidades e que permite a consulta sobre autenticidade e validade de documentos.

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