O que é um Sistema ERP?

Você já deve ter ouvido falar sobre um sistema ERP, muito utilizado em todos os segmentos, mas não conhece o significado, suas vantagens, para que serve e ainda tem muitas dúvidas sobre o assunto, apresentamos o conteúdo a seguir que vai desmistificar o seu conceito.

Mas o que é ERP?

Da sigla em inglês, ERP – Enterprise Resource Planning ou trauzido ERP – Planejamento de Recursos Empresariais, nada mais é do que um Sistema de Gestão Empresarial desenvolvido para otimizar os fluxos de processos internos de uma organização, automatizando tarefas manuais, normalmente repetitivas, em fluxo de dados de software, garantindo que seu banco de dados se mantenha íntegro por muitos anos.

Considerando que cada setor/departamento de uma empresa possui suas particularidades, um software de gestão ERP reúne todas as informações e fluxo de trabalho de tarefas cotidianas facilitando a execução de tarefas e gerando relatórios precisos que facilitam na tomada de decisão.

Um sistema ERP concentra as informações de todos os departamentos em um único banco de dados. Desta forma, as informações podem ser compartilhadas entre todos os setores gerando informações rápidas e eficazes. Imagine uma instituição de ensino superior que queira saber o status real de todos os alunos matriculados em todos os cursos para tomar decisões de maneira eficiente e evitar retrabalhos. Com um sistema ERP é possível ter total controle, de maneira real, sobre os dados de uma instituição em todos os departamentos.

O exemplo acima é apenas uma das ações simples e rotineiras de instituições de ensino que, se feitas manualmente, podem ser extremamente demoradas e cheias falhas, tanto pelo atraso das informações e/ou falhas de comunicação entre os setores. Com a implementação de uma ferramenta de gestão ERP todo o fluxo de trabalho se torna simples e assertivo, padronizando, otimizando e garantindo confiabilidade aos resultados.

O ERP nas Instituições de Ensino Superior

Sendo um sistema de gestão integrado, um ERP pode abranger todas as áreas de uma Instituição de Ensino Superior sendo os mais comuns Secretaria Acadêmica, Financeiro, Biblioteca e Coordenação de cursos. Também podemos incluir como módulos ERP para Instituição de Ensino Superior as áreas para os alunos e professores. Neste sentido, visando facilitar a comunicação entre estas áreas, um sistema ERP fornece informações rápidas e precisas para seus operadores facilitando a tomada de decisão e reduzindo etapas em seus fluxos de trabalho que se feitos forma manual, podem ser falhos e tornar-se demorados e repetitivos.

Desta forma, um sistema ERP para gestão de cursos pode tornar-se um aliado estratégico de uma instituição, deixando tempo livre para que seus operadores dediquem o seu tempo à ações mais importantes.

Como funciona?

Um sistema ERP concentra todas as informações em um único banco de dados compartilhando-os, de forma modular e organizada, entre os setores de uma instituição.

Os operadores podem consultar em tempo real, painéis, relatórios e informações coletadas de todos os setores. A robustez de um sistema ERP aliado ao compartilhamento de dados entre os setores garantem confiabilidade aos resultados e auxiliando de maneira eficaz na tomada de decisão.

Alguns exemplos de funcionalidades de um ERP para gestão em uma Instituição de Ensino Superior são:

  • Controle Financeiro
  • Gestão acadêmica de alunos e professores
  • Gestão de bibliotecas
  • Gestão de coordenações
  • Gestão de Estágio Supervisionado
  • Portal do Aluno
  • Portal do Professor

Por ser um sistema modular, é possível que as instituições adotem somente alguns módulos específicos para sua gestão, pois podem funcionar independentemente de um setor/área que não exista dentro da organização.

Posso integrar o ERP com outros sistemas?

Diferentemente de outros sistemas de computador, um sistema de gestão ERP não pode ser vendido em lojas pois não se trata de um programa pronto para usar. É preciso que seja feito um processo de análise e adequação em cada instituição para que o software possa trazer resultados condizentes com a realidade.

Sendo organizado por módulos, um sistema ERP pode ser parametrizado para ficar sob medida de uma determinada instituição. Além disso, é necessário treinamentos e prática para que os usuários possam tirar o melhor proveito de um software de gestão ERP.

Um exemplo de integração de um Sistema ERP com outros sistemas em instituições de Ensino Superior é a possibilidade de exportação de dados para comunicação com órgãos ligados ao Ministério da Educação – MEC. É possível automatizar o processo de preenchimento de dados em softwares como o CENSUP, voltado para coleta de dados de toda a instituição de ensino. Essa possibilidade de integração garante confiabilidade dos dados e agilidade no processo.

Como funciona o processo de implantação de um ERP?

O processo de implantação pode tornar-se fator de sucesso ou de desistência para as instituições, por isso, é considerado indispensável para que um software ERP possa ser implantado corretamente. Algumas etapas são:

  1. Análise de Cenário Parametrização

Nesta etapa, é imprescindível ter foco para analisar o fluxo de trabalho e as regras de negócio de uma instituição, definindo o tamanho da empresa e necessidades, para gerar um resultado positivo na expectativa do cliente.

  • Padronização de processos

Nem sempre as empresas possuem as melhores práticas para a execução de seus processos cotidianos em um nível de maturidade compatível com um ERP, portanto, é preciso levar, junto com o software, melhorias nas práticas de execução de processos e fluxos de trabalho.

  • Treinamento e Capacitação

Esta é considerada a etapa mais crítica para o sucesso de uma implantação de um software ERP em Instituições de Ensino Superior. É necessário que todos os usuários estejam focados no treinamento para trazer os melhores resultados. Disponibilizamos manuais de cada operação do sistema, além de vídeos mostrando os fluxos de operações do software.

  • Homologação

Mesmo com a padronização dos fluxos de processos e parametrização do sistema, é necessário colocar em prática a execução das operações do sistema para garantir total confiabilidade nos resultados gerados. Desta forma, os usuários executam as operações com o acompanhamento de um especialista, só então, com a conferência dos resultados, o sistema é homologado e os detalhes repassados e acertados, liberando para utilização contínua.

  • Acompanhamento

Mesmo com a homologação e liberação oficial para utilização do sistema, acompanhamos e monitoramos bem de perto a utilização do sistema, prestando suporte aos usuários para que eles tenham sempre sucessos na execução de todas as operações e gerando conteúdo para a melhoria contínua dos processos do sistema ERP.

Como a Évar Sistemas pode ajudar minha instituição?

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Agora que esclarecemos todas as suas dúvidas sobre um software ERP, temos a obrigação de dizer que possuímos o sistema ERP ideal para sua instituição de ensino superior. Focados a mais de 10 anos em uma solução para a gestão de todos os fluxos de trabalho de Instituições de Ensino Superior com cursos presenciais de graduação e pós graduação, desenvolvemos o SAG – Sistema Acadêmico de Gestão que pode otimizar toda a sua instituição.